Acentalar ve otellerin hayatını kolaylaştırıyoruz

Last Updated on 25 Aralık 2017 by Yaşar Çelik

MICE (Meeting, Incentive, Congress, Events) sektörüne özel yazılım ve donanımlar geliştiren Arkadyas M.I.C.E. Bilişim Hizmetleri’nin Kurucusu ve Genel Müdürü Ali Yücel, “Sorunsuz ve yönetilebilir organizasyonlar yapmalarını sağlayarak acentaların, otellerin ve etkinlik firmalarının hayatını kolaylaştırıyoruz” dedi.

32 yılı aşkın süredir MICE sektörüne özel çözümler geliştiren Arkadyas M.I.C.E. Bilişim Hizmetleri, her ölçekte kongre, toplantı, konferans, fuar, lansman ve etkinlik organizasyonu yapan firmalara yazılım teknolojileri sunuyor. Geliştirdiği digiCon (Kongre & Etkinlik Yönetim Sistemi), MİSTERYA (İnteraktif Mobil Uygulama), I.K.O.S (İnsansız Kayıt Otomasyon Sistemi), SMARTGATE (R.F.I.D. Kapı Teknolojisi), digiAbstract (ABSTRACT Yönetim Sistemi), digiRegister (Online Kayıt Yönetimi) ve Angel-a (Hotel Hospitality Application) ile Türkiye’nin en başarılı yazılım firmalarından biri olan Arkadyas M.I.C.E. Bilişim Hizmetleri’nin Kurucusu ve Genel Müdürü Ali Yücel ile Mecidiyeköy’deki merkez ofislerinde görüştük.

“MICE SEKTÖRÜ GÖZ ARDI EDİLİYOR”

Ülkemizde turizm denildiğinde genelde tatil turizminin anlaşıldığını ve işin MICE kısmının hep göz ardı edildiğini belirten Ali Yücel, “‘MICE nedir gerçekten anlaşılsa, tatil turizminden çok daha değerli olduğu herkesçe fark edilecek. Oteller için çok ciddi bir potansiyel olan MICE, her ne kadar turizmin bir alt kolu olarak görünse de aslında başlı başına bir sektördür. 12 ay yapılabilen ve yapıldığı destinasyonda yan sektörleri de çok geliştiren MICE sektörüne ve otellere özel yazılımlar üreten bir bilişim firmasıyız” dedi.

“OTELİNİZİ DİJİTALLEŞTİRİN!”

Oteller için geliştirdikleri Angel-a (Hotel Hospitality Application) yazılımının oteli dijitalleştirip mobil uygulamaya dönüştüren bir sistem olduğunu kaydeden Yücel, şunları söyledi: “Angel-a, dünyada bu konuda en gelişmiş cep telefonu aplikasyonudur. Daha keyifli bir konaklama imkanı sunan bu sistemle konuklar istediği hizmete anında ulaşır. Gelmeden önce otel hakkında bilgi alır, geldikten sonra da oteldeki bütün imkanlardan faydalanmak için bu aplikasyonu kullanırlar. Sipariş verir, rezervasyon yaptırır, temizlik ister, taksi çağırır, odasındaki arızalı ürünü bildirir, otel içerisinde özel restoranlar ya da SPA varsa bunlardan randevusunu alır… Bu sistemde otelden ayrıldıktan sonra bile push mesajlar gönderip konuklarınızla yenilik ve fırsatları paylaşabiliyorsunuz.

“SORUNSUZ ORGANİZASYON İÇİN…”

Tüm MICE projelerinde sorunsuz bir organizasyon için geliştirdiğimiz akıllı etkinlik yönetim sistemi olan digiCon’da kongre veya etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında ihtiyacınız olacak tüm yazılımları birleştirdik. Kayıt Konaklama modülü ile konaklama oteli, giriş çıkış tarihleri, oda paylaşımı, refakatçi, transfer bilgileri, kurs ve etkinlik katılımı, sponsorluk ve münferit ödeme bilgisine ulaşabilirsiniz. Yaka Kartı & Sertifika bölümündeki özel baskı modülü sayesinde, sertifika ve yaka kartı baskısı için istediğiniz tasarımı dakikalar içinde oluşturabilirsiniz. Konaklama Yönetimi ile 1’den fazla otel konaklama sistemi ve otel blokaj yönetimi ile, detaylı bir konaklama çalışması yapabilirsiniz. Bu sayede No-show tarih oluyor. Raporlar bölümünden 20’den fazla raporun yanı sıra, özel raporlar oluşturabilir ve kongre/etkinliğinizin tüm sürecini anında görüntüleyebilirsiniz. Sponsorluk Modülü ile sponsorların stantları ve çalışma kapsamlarına dair tüm detayları özel modülünden düzenleyebilir ve raporlar oluşturabilirsiniz. Program Yönetimi ile bilimsel program, kurslar ve sosyal etkinlikleri düzenleyebilir, anında değiştirebilirsiniz. Katılım ve kontenjan durumunu takip edebilirsiniz. Depo modülü sayesinde sizin ve tedarikçilerinizin malzemelerini kolaylıkla takip edebilir ve kaybolma riskini ortadan kaldırabilirsiniz. Transfer Yönetimi modülü ile son dakika değişiklikleri de dâhil olmak üzere, tüm transferlerde düzenleme yapabilir ve süreci gerçek zamanlı takip edebilirsiniz. ‘Bunu da mı düşündünüz?’ dedirten digiCon, 32 yılı aşkın M.I.C.E. deneyimimizin özetidir.

“OTELLE MUTABAKAT 15-20 DAKİKA”

Gittiğimiz otellerde bizi gören personel, ‘Siz buradaysanız demek ki digiCon kullanacaklar. O zaman işimiz kolay’ diyor. Çünkü otellerle ilgili en büyük sorun gelen kişiler, oda sayıları, gecelik konaklama sayıları, double mıydı single mıydı, bugün doubledı dün singledı, triple oldu, şu tarihte girdi bu tarihte çıktı diye kongre veya etkinlik şirketleriyle sürekli bir mutabakat yapmak zorundalar. Bunun takibi, kontrolü ve mutakabatı çok zor. Ama firma digiCon’u kullanıyorsa otelle mutabakat yapması 15-20 dakika sürer. Çünkü karşılıklı iki tarafta da data var. Siz otele, ‘Üç gündür otelinizde konuklarım var, size ne kadar ödeme yapacağım?’ diyorsunuz… Otel de size, ‘Üç günün ilk günü sizin 500 odanız vardı, bunun 300’ü singledı, 100’ü doubledı, 100’ü de tripledı. Misafirleriniz şu tarihte girdi şu tarihte çıktı’ diyor. Giriş-çıkış tarihleri ile single, double ve triple oda sayısı var. Kongre veya etkinlik firması oteldeki bütün odaları almıyor, blokaj atıyor. ‘Şu tarihte 300 oda, ertesi gün 320 oda ve sonraki gün de 250 oda istiyorum’ diyor. Otel size bu kadar odayı ayırdı mı ayırmadı mı? Siz bu odaları doldurdunuz mu doldurmadınız mı? Hayati önem taşıyan bu hususların takip edilmesi lazım. ‘No-show mu yiyoryum, shorta mı düştüm?’, ‘Otelin bana verdiği oda sayısından daha fazla kişi getirip shorta mı düştüm, otelden istediğim oda sayısından daha az kişi getirip no-show mu yedim?’Bunun da takip edilmesi lazım ki otelle sürekli görüştüğünde ‘Odan kalmadı’, ‘Odan az kaldı’ ya da ‘Hala gelmeyen misafirlerin var’ diye konuşmaları lazım. İşlem bittiğinde de ‘Şu gün bu kadar, ertesi gün şu kadar, son gün de bu kadar odan doluydu’ demeleri lazım. Firmanın elinde bir done olacak ki, ‘Evet, haklısın’ diyecek. Programlar karşılıklı düzgün kullanıldığında bu sorun ortadan kalkıyor. digiCon’un önemi de burada ortaya çıkıyor. Bugüne kadar bunları takip edebilen bir program yoktu. Hem oteller hem acentalar için geliştirdiğimiz bir yazılım olan digiCon ile bugüne kadar 1000’in üzerinde organizasyonu kolay ve hatasız bir şekilde gerçekleştirildi.

“TÜM YAZILIMLARIMIZ BİRBİRİNDEN BAĞIMSIZ VE FARKLI İHTİYAÇLAR İÇİNDİR”

Sadece Angel-a (Hotel Hospitality Application) yazılımımız oteller içindir. Diğer ürünlerimizin tümü etkinlik firması ve acentalar içindir. digiCon (Kongre & Etkinlik Yönetim Sistemi), MİSTERYA (İnteraktif Mobil Uygulama), I.K.O.S (İnsansız Kayıt Otomasyon Sistemi), SMARTGATE (R.F.I.D. Kapı Teknolojisi), digiAbstract (ABSTRACT Yönetim Sistemi) ve digiRegister (Online Kayıt Yönetimi)… Bunların her biri farklı ihtiyaçlar için geliştirilmiş birbirinden bağımsız yazılımlardır. MİSTERYA (İnteraktif Mobil Uygulama), telefon aplikasyonudur. SMARTGATE (R.F.I.D. Kapı Teknolojisi); RFID sistemle insanların takip edilebildiği, radyo frekanslı kişi tanıma sistemidir. digiRegister (Online Kayıt Yönetimi); akreditasyon olarak bilinen online akredite edildiğiniz, kayıt ve konaklamayı seçebildiğiniz bir sistemdir. I.K.O.S, insansız kayıt otomasyon sistemidir. İnsana hiç ihtiyaç olmadan dokunmatik ekranlarla bütün işleminizi yapabildiğiniz, yaka kartınızı ve sertifikanızı aldığınız, kaydınızı yaptığınız bir sistmedir. digiAbstract (ABSTRACT Yönetim Sistemi); tamamen bilimsel temelli olup bilimsel oturumlarda sunum yapacak kişilerin orada yapacakları konuşmaları bilim kuruluna gönderip ‘Ben böyle bir konuşma yapacağım’ deyip onay aldıkları sistemdir. digiRegister (Online Kayıt Yönetimi) dediğimiz sistemi devlet çok kullanır. Bu yazılımla Cumhurbaşkanlığımıza ve Dış İşleri Bakanlığımıza çok hizmet ederiz. Biraz da gurur meselesi bu… Avustralyalı bir firmada böyle bir yazılım vardı ve bütün dünya bunu kullanıyordu. Türk hükümeti yabancı bir devletin yazılımını kullandığı için ciddi bir güvenlik zaafiyeti söz konusuydu. Bir Türk yazılımı olarak firmamızın geliştirdiği digiRegister üzerine ciddi araştırmalar yapıldı ve güvenilir olduğu ispatlandı. Şimdi Cumhurbaşkanlığımız ve Dış İşleri Bakanlığımız bu yazılımımızı kullanıyor. Yurtdışında G-8 Zirvesi var ve ülkelerden heyetler gelecek… Bu kişilerin gerçekten o ülkelerin delegasyonu olup olmadığını, güvenlik zaafiyeti oluşturup oluşturmadığını bilmeniz gerekiyor. Bu yüzden o ülkeler, gelecek kişileri sisteme kaydediyor ve Dışişleri Bakanlığı da bu kişilerin uygunluğunu görüyor… Kendisini gazeteci olarak lanse eden kişilerin gerçekten gazeteci olup olmadığını da görüyor ve ondan sonra bunlara davet gidiyor. Böyle bir akreditasyon sistemi ve devletler için önemli bir sistem”.